La première opération est obligatoirement d'indexer nos documents dans la base de données du programme, l'opération s'effectue en utilisant la méthode de scan direct, Explorateur Windows. Nous pouvons alors naviguer au travers de nos disques et dossiers où tous les fichiers PDF présents seront automatiquement catalogués dans la base de données. Pour cataloguer un disque en une fois, sélectionner sa racine et activer l'option Sous dossiers.
Maintenant que nos documents sont catalogués, nous pouvons utiliser les outils de scan indirect (Arborescence base de donnée, Disque base de donnée et Recherche base de donnée) pour trouver un document. Les deux premiers outils permettent de se déplacer virtuellement dans l'arborescence de nos disques et le troisième de trouver un document en cherchant des mots dans les champs d'informations ou dans les contenus indexés, sans nécessairement avoir besoin de la présence du fichier sur son support.
La méthode principale de recherche d'un document/sujet utilisé par PDFE consiste à chercher des mots dans les champs d'informations (ceux que nous venons de cataloguer). Il est alors préférable que les champs des documents importants, dont l'accès est primordial à tout moment, soient correctement renseignés. Pour optimiser notre recherche, nous devons tout d'abord éditer les champs vides ou, bien qu'ils aient déjà été remplis, contiennent des informations inappropriées. La méthode la plus simple est d'utiliser l'outil Éditeur d'Infos rapide. Cet outil nous donne accès à l'éditeur de champ, Éditeur d'Infos, en même temps qu'à une visualisation du document apportant ainsi une meilleure identification de son contenu. Cette méthode facilite aussi la fonction Copier/Coller du texte du document vers l'éditeur de champs.
La seconde méthode de recherche d'un document, par Contenus indexés, implique nécessairement que les mots que contiennent les documents soient indexés dans la base de données. Pour effectuer cette indexation, nous utiliserons l'outil de groupe Indexés les mots. Les outils de groupe agissent sur l'ensemble des documents ou sur ceux sélectionnés dans la grille active uniquement (Grille de recherche ou Grille de travail) et ils sont accessibles via le sélecteur Groupe d'outils. il devient alors possible de rechercher des documents selon les mots qu'ils contiennent en utilisant l'outil Recherche Base de données, option Contenus Indexés cochée. En résumé : charger la grille avec les documents indexés en utilisant une méthode de scan quelconque, et utiliser ledit outil de groupe.
Pour visualiser/Extraire les images d'un document, utiliser l'outil
Extraire les
Images accessible
via le menu Outil>Séparer/Extraire les Images, le
Menu contextuel de la
grille ou la barre d'outil
Images de la grille active.