Après tant d'années passées à utiliser l'informatique pour nos loisirs ou dans un cadre professionnel, nous avons emmagasiner un nombre incalculable de fichiers stockés sur nos disques durs, CD-ROM et autres supports d'enregistrement, pour la plupart d'entre eux au format PDF (Portable Document Format) plus connus sous l'appellation "fichiers Acrobat", l'engouement pour ce format étant probablement lié à l'incroyable popularité du lecteur Adobe Acrobat Reader fournit gratuitement par Adobe.
Lorsque notre collection est constituée de centaines, voir dans certains cas de milliers de documents PDF, nous nous retrouvons vite confrontés à plusieurs difficultés lorsque les noms de fichiers de ces documents ne nous renseignent pas sur leurs contenus (ce qui se produit dans la plupart des cas), et que, de plus, ces fichiers sont répartis dans plusieurs dossiers stockés parfois sur plusieurs supports media.
Il devient alors très difficile dans de tels cas de vouloir visionner un document en particuliers qui a pu être consulté auparavant. Nous savons qu'il se trouve dans nos données, mais sans connaître son emplacement avec précision. PDF Explorer a donc été conçu pour palier à cette lacune. PDF Explorer peut aisément indexer tout vos documents au format PDF dans un fichier de base de données afin que, lors de consultations ultérieures, vous n'ayez plus qu'à utiliser ses outils de navigation et accéder simplement aux champs informations des documents stockées par le programme.
Lors de l'indexation des documents, PDF Explorer enregistre les champs suivants dans sa base de données.
Champs spécifiques des fichiers du système
Champs se référant aux metadonnées standard des documents PDF
Champs concernant la structure interne du document
Nombre de pages
Dans la plupart des cas, certains de ces champs ne sont pas remplis correctement ou contiennent des données inadéquates ne permettant pas une appréciation rapide du contenu documentaire. Quoiqu'il en soit, cela ne sera plus un problème pour PDF Explorer dans la mesure où il possède les outils facilitant l'édition de l'ensemble de ces champs.
Le programme permet en outre d'indexer dans une base de données tous les mots contenus dans chaque document. Ce type d'indexation nous permet d'avoir toute la souplesse d'un moteur de recherche sur Internet. Si la recherche dans les champs de metadonnées n'apporte pas les résultats escomptés (bien qu'en précisant les critères de recherche, ces champs offre de meilleurs résultats), vous pouvez être sûr que la recherche des mots contenus dans les documents sera formidablement efficace.
Et si ce que nous recherchons n'est pas un texte mais une image contenu dans un document? Pour cela, PDF Explorer possède un extracteur/visionneur d'images qui, parallèlement à une navigation facilement réalisable grâce à l'indexation dans la base de données, nous permet de trouver et d'exporter toutes les images à volonté.
De plus, grâce à la ressource permettant au logiciel de fonctionner avec les fichiers compressés, tels que zip, rar et ace, il devient très facile de consulter des ensembles de documents compressés dans ces formats. L'accès à ces fichiers se faisant de manière transparente dans PDF Explorer, l'utilisateur, dans la plupart des cas, ne remarquera même pas qu'il consulte un document compressé.
Combien de fois nous a t-il été possible d'effectuer toutes ces opérations sur autant de documents? En la matière PDF Explorer possède tous les outils nécessaires mis à votre disposition, parmi lesquels, renommer les documents, extraire les images, éditer les champs d'information et imprimer.
Maintenant que nous connaissons quelques fonctionnalités du programme, nous devons en maîtriser l'usage. C'est le thème du prochain chapitre de ce manuel.