A primeira operação é, obrigatoriamente, a de catalogação dos nossos documentos na base de dados do programa, operação efectuada utilizando o método de scan directo, ÁrvoreDoDisco. Navegamos pelos nossos discos e pastas e todos os ficheiros pdf que nelas se encontram são catalogados de forma automática. Para catalogar um disco de uma só vez seleccionamos a sua raiz e activamos a checkbox sub-pastas.
Agora que já temos os nossos documentos catalogados podemos utilizar as ferramentas de scan indirecto (ÁrvoreDosDiscosDaBD, DiscoDaBD e ProcuraNaBD) para encontrar um documento. As duas primeiras permitem que nos desloquemos de uma forma virtual na árvore dos nossos discos e a terceira encontrar um documento, procurando palavras nos campos de informação ou conteúdo indexado sem que os mesmos tenham de estar presentes na drive.
O método principal de procura de um documento/assunto usado pelo PDFE consiste em procurar palavras nos campos de informação (aqueles que acabámos de catalogar). Convém então que estes contenham informação relevante para que os resultados de uma operação de procura sejam satisfatórios. Para isso deveremos editar os campos que não estejam preenchidos ou, que estando, não contêm o que deveriam. O método mais cómodo de o fazer no PDFE é utilizando a ferramenta EdiçãoRápidaDaInformação. Com esta ferramenta temos acesso ao editor de campos, EditarInformação, ao mesmo tempo que visualizamos o documento para uma melhor identificação do seu conteúdo. Este método de edição permite que facilmente se copie e cole texto do documento para os campos editados.
O segundo método de procura de um documento, ConteúdosIndexados, necessita que as palavras do conteúdo dos documentos estejam indexadas na base de dados. Para efectuar essa indexação usamos a ferramenta de grupo IndexarPalavrasDeTexto. As ferramentas de grupo actuam em todos os documentos, ou somente nos seleccionados, que estejam na grelha activa (GrelhaDeProcura ou GrelhaDeTrabalho) e estão acessíveis no selector FerramentasDeTarefasDeGrupo. Carregamos a grelha com os documentos que queremos indexar, utilizando um qualquer método de scan, e executados a referida ferramenta de grupo. Após esta operação podemos encontrar estes documentos procurando palavras que façam parte do seu conteúdo utilizando a ferramenta ProcuraNaBD, opção ConteúdosIndexados.
Para visualizar/extrair as imagens presentes nos documentos utilizamos a ferramenta ExtrairImagens acessível a partir do menu Ferramentas>ExtrairImagens, Menu de contexto da grelha e barra de ferramentas da grelha activa.