A GrelhaDeProcura é utilizada para afixar os documentos encontrados após qualquer operação de scan.
A GrelhaDeTrabalho funciona como grelha auxiliar que pode ser utilizada para acumular documentos de várias operações de scan permitindo assim criar colecções de documentos que de outro modo não poderiam partilhar, ao mesmo tempo, a mesma grelha. É também esta a grelha que é utilizada quando se abre uma colecção previamente gravada pela operação Ficheiro>GuardarGrelha ou numa operação de importação, Ficheiro>Importar.
Temos também a possibilidade de efectuar a transferência de documentos entre uma e outra grelha. Esta transferência faz-se fazendo uso do botão à esquerda do selector de grelha activa. Este copia todos as referencias dos documentos seleccionados na grelha activa para a grelha inactiva. Temos também a possibilidade de excluir da grelha os documentos seleccionados com o botão à direita do selector de grelha activa. Estas operações servem simplesmente para preencher grelhas para exportar, guardar ou consultar e não afectam a base de dados ou o suporte físico dos documentos.
Estas grelhas contêm algumas funcionalidades que convém aqui referir.
Elas permitem a ordenação dos documentos por ordem alfabética, directa ou inversa, ou por ordem crescente ou decrescente se o item for do tipo numérico, de um dos itens nela afixados, bastando para isso clicar com o apontador no cabeçalho da coluna que dá nome a esse item.
Para manter o mesmo documento seleccionado após a operação de ordenação efectuar o clic no cabeçalho ao mesmo tempo que se mantém a tecla Ctrl pressionada.
Se a coluna referente ao item Ficheiro estiver visível no layout activo podemos ordenar por data ou tamanho do ficheiro do documento sem que as colunas destes itens estejam visíveis. Para isso temos os botões indicados pelas letras D e S, respectivamente, no cabeçalho desta coluna.
O duplo clic do apontador na linha de separação entre duas colunas expande a coluna do item à esquerda de modo que esta mostre todas as palavras do documento com o conteúdo deste item mais longo.
Para seleccionar os documentos na grelha utiliza-se o apontador e as teclas Shift e Ctrl na forma clássica das aplicações Windows.
A coluna mais à esquerda permite seleccionar um ou mais documentos sem que se tenha que utilizar o teclado. O cabeçalho desta coluna permite de uma forma rápida aceder às funções SeleccionarTudo [A] e InverterSelecção [I].
O duplo clic sobre uma linha da grelha abre o documento dessa linha no visualizador externo associado, no shell do Windows, aos ficheiros com extensão .pdf