Door in het menu te kiezen voor Bestand>Importeren , kunt u informatievelden importeren en opslaan in de database van PDFE als een bestand in het formaat csv is gemaakt, maar ook het bewerken van de velden van de verschillende PDF-bestanden is mogelijk.
Het csv bestand krijgt hetzelfde formaat als die voor het exporteren door PDFE. Op elke regel het overeenkomende document.
Voor ieder document zal het csv bestand verplicht de bestandsnaam en het pad bevatten, waarna de gegevens van beide items worden samengevoegd tot een volledig pad.
Het geïmporteerde bestand bevat de schijfgegevens voor het sneller vinden van de geïmporteerde documenten, de items Schijfnaam en Schijfnummer worden dus steeds vermeld. In het andere geval, zal PDFE gebruik maken van de velden wegens gemis aan fysieke ondersteuning, welke het pad maken voor de verwijzing.
Alleen de documentvelden van het formaat PDF kunnen worden geïmporteerd. Alle andere formaten worden genegeerd. Na het selecteren van de csv documenten voor het importeren, zal het volgende venster van de importeerhulp verschijnen.
In dit eerste venster hebt u de mogelijkheid het csv bestand te definiëren door het vakje Met kopregel aan te vinken.
PDFE toont hierna onmiddellijk waaruit deze regel bestaat, maar deze detectie kan in sommige gevallen mislukken en dient de gebruiker in te grijpen en zelf te corrigeren.
Door te klikken op de knop >> krijgt u toegang tot het volgende venster om iedere overeenkomende kolom te definiëren in de velden van PDFE.
In deze figuur ziet u welke fouten er zijn geconstateerd en de bijbehorende waarschuwingen. Hieronder volgt de gedetailleerde uitleg:
1ste fouttype. Deze fout ontstaat wanneer het systeem geen enkel item kan importeren. Deze fout belemmert de verdere voortgang van de importeerhulp.
2de fouttype. Deze fout ontstaat wanneer geen enkele bestandsnaam of bestandslijst of lijstonderdelen zijn gevonden. Deze fout belemmert de verdere voortgang van de importeerhulp.
3de fouttype. Het systeem meldt waarom de bronschijf niet correct kon worden geïdentificeerd. Het kon dus niet kolommen toekennen aan de items schijfnummer en schijfnaam. Het belemmert evenwel de voortgang van de importeerhulp niet.
4de fouttype. Geeft aan welke kolommen niet zijn toegekend aan alle velden van PDFE. Wanneer het geïmporteerde document niet is gevonden, maar al in de database is opgenomen van PDFE, zijn de velden vervangen door de standaard waarden. Het belemmert evenwel de voortgang van de importeerhulp niet.
Wanneer alle voorgaande fases zijn aangepast, kunt u toegang verkrijgen tot het laatste venster van de importeerhulp.
U kunt dan aangeven, als u dat wenst, wat PDFE zal toevoegen van de bewerkte informatie van de documenten aan het importeren naar de database.
Daarna klikken op de OK knop om de import te starten. De uitvoeringstijd is afhankelijk van de hoeveelheid te behandelen documenten en de bewerkingen. Wanneer het importeren is beëindigd, zullen alle documenten in de werkgrid getoond worden.