Het venster voor aanpasbare velden verschijnt wanneer in de Kolombewerker of de Eigenschappenbewerker (in Windows Vista of hoger), items zijn geselecteerd in de bovenste lijst van de beschikbare Shell manager.
Om een aanpasbaar metadataveld toe te voegen, is het alleen maar nodig de knop Toevoegen in te drukken en de velden van het nieuw toegevoegde item in te vullen.
- Label - De te tonen tekst in de Shell, wanneer verwezen wordt naar dit veld. Deze tekst is gelijk aan die gebruikt wordt bij verwijzing van de opdrachtregeltools.
- Naam - De exacte PDF veldnaam, zoals wordt gebruikt in de PDF.
- Type - Het datatype van het veld. De kolombewerker gebruikt dit wanneer wordt gesorteerd via dit aan te passen kolomveld. Het definieert meerdere mogelijkheden, bij gebruik van de eigenschappenbewerker.
Deze methode is heel handig om standaard aanpasbare velden toe te voegen aan de PDF. Voor op XMP gebaseerde velden, moeten we de uitgebreide aanpasbare veld-editor gebruiken, toegankelijk via de zogenoemde Uitgebreid -knop.
Uitgebreide aanpasbare veldinstellingen-editor
De Uitgebreid -knop, in het aanpasbare veldinstellingenvenster van de kolom- en eigenschappenbewerker, opent een veel uitgebreidere aanpasbare velddefinitietool, zoals afgebeeld in het volgende screenshot.
Met deze tool kunnen we aanpasbare velden definiėren, welke verbonden zijn met metadata eigenschappenvelden in het XMP (Adobe's Extensible Metadata Platform) object. Anders dan de standaard metadatavelden en eenvoudige PDF aanpasbare velden van het bestandsformaat van de PDF zelf, kunnen PDF's veel meer metadata-eigenschappen opslaan door deze Adobe extensie te gebruiken, welke eveneens wordt gebruikt om metadata op te slaan in vele andere populaire bestandsformaten. Enkele voordelen van deze technologie zijn, dat metadata kan worden teruggehaald en bewerkt m.b.v. tools die niet noodzakelijkerwijze het bestandsformaat behoeven te ondersteunen en dat de metadatavelden een veel meer gestructureerde definitie gebruiken, ofwel de gestandaardiseerde of de eigen definitie.
Om een XMP-veld te definiėren moeten we de naamruimte specificeren, de prefix-voorkeur aangeven, het pad naar de XMP hiėrarchie, het datatype en het datacontainertype aangeven. De betekenis van deze instellingen worden uitputtend behandeld in de XMP documentatie.
Het Label-veld maakt geen onderdeel uit van de XMP velddefinitie zelf, maar de definitie is wel zeer belangrijk. Het wordt gebruikt door de tools om naar het veld te verwijzen, alsmede wordt het veldlabel gebruikt door de kolom, eigenschap en info-tipbewerkers of door de opdrachtregeltools. Moet een naam zijn waaruit de betekenis blijkt van de veldgegevens en verschillend van alle andere aanpasbare en standaard velden.
Bij het definiėren van een aanpasbaar veld is het gebruikelijk dat we het verbinden aan een reeds bestaand veld en in dat gebruik is door een PDF-bestand. We kunnen de instellingen handmatig ingeven na gebruik van de knop Toevoegen om een nieuw veld toe te voegen aan de lijst met aanpasbare velden, maar met de Import-knop gaat dit veel handiger. Deze knop maakt het ophalen van de veldinstellingen mogelijk van een reeds opgeslagen veld in een PDF-bestand in zijn XMP object. Met deze knop kan de gebruiker een PDF- of een XMP-bestand selecteren en toont dan de veldimportdialoog, waar alle gevonden velden van het geselecteerde bestand te zien zijn.
Om een veld te kunnen importeren is het slechts noodzakelijk de controlebox te controleren. Meerdere velden kunnen snel worden geļmporteerd. Als de Import-knop wordt gebruikt, welke zich net onder de lijst met aanpasbare velden bevindt, resulteert dit in een aantal eigen velden die worden toegevoegd aan de lijst.
De andere Import-knop, die in het veldinstellingenvenster, zal alleen de instellingen terughalen van het betreffende aanpasbare veld.
Indien de tools draaien onder het OS van Windows Vista of hoger, zal deze uitgebreide instellingeneditor voor de aanpasbare velden het ook mogelijk maken de definitie van de specifieke instellingen van het Windows Eigenschappen Systeem te maken, wanneer het veld wordt benaderd door de Eigenschappenbewerker.
Een groot aantal opties, gegroepeerd voor snelle toegang van de tabs met de namen Type, Display, Tekening, Bewerken en Zoeken, kunnen worden gebruikt om precies aan te geven hoe de velddata moet worden getoond, bewerkt en gezocht door de verschillende onderdelen van de Windows Shell die gebruik maken van de Eigenschappenbewerker.
Wanneer een nieuw aanpasbaar veld aan de lijst is toegevoegd, zal de eigenschappenbewerker de specifieke opties automatisch met basisgegevens vullen, speciaal gedefinieerd voor het geselecteerde datatype, waardoor het veld perfect bruikbaar wordt voor het Shell property system. Er rest slechts de noodzaak om deze instellingen te wijzigen indien er een meer specifieke configuratie gewenst is.
Bewerking zal de instellingen wijzigen van de omschrijving van het Eigenschappenbewerker schemabestand, om de Shell te informeren over het aantal specifieke eigenschappen en zijn instellingen, getoond door de tools van de Eigenschappenbewerker. Uitgebreide documentatie over dit type bestand, waarin tevens de betekenis van al deze instellingen worden verklaard, kunnen hier worden bekeken.