Dette værktøj udvider en allerede installeret PDF eftersynsfunktion (shell-udvidelsen, der kan vise et skrivebeskyttet eftersyn af filindholdet i indholdsruden i Windows Stifinder) med flere funktioner. Nemlig læsning og redigering af metadata, let skifte mellem indholdslæsere og muligheden for at få vist indholdet i et selvstændigt vindue (velegnet til flerskærmsopsætninger).

Værktøjet registrerer sig som systemets PDF eftersynsfunktion og repræsenterer den bagvedliggende indholdsviser. Det gennemsøger systemet efter alle installerede PDF indholdsvisere og tillige egentlige PDF-læsere, der kan anvendes i indholdsruden, således at brugeren – til enhver tid – let kan skifte mellem de fundne. Dette er vigtigt og afhænger af, hvilken opgave, som skal udføres. Til metadata-operationer er det bedst med indholdsvisning med mulighed for tekstvalg og kopiering, men en simpel visning (som billede) er langt hurtigere til blot at gennemse PDF-filens indhold.

Metadata-ruden forneden viser alle de metadataegenskaber, som er indstillet til at blive vist i Stifinders detaljerude (listen kan defineres i administration af egenskabsbehandler) og muliggør redigering af de egenskaber, hvor der kan skrives. At kunne kontrollere denne funktionalitet, der ligner den i Stifinders detaljerude, direkte fra indholdsruden er vigtig for metadata-operationer, da det ikke er teknisk muligt (eller i hvert fald ikke let) at tilgå i Stifinders detaljerude. I Windows 8.x er det slet ikke muligt at få vist indholdsruden sammen med detaljeruden!

Til at arbejde med metadata har værktøjet en optagefunktion til snapshot af skærmen, en funktion til OCR-bogstavgenkendelse og monitorering af udklipsholder. Snapshot startes fra knappen i værktøjslinjen og kan optage et rektangulært udsnit overalt på skærmen, men det er beregnet til den tekst, som vises fra PDF-filen. Værktøjet er nødvendigt, fordi de fleste indholdsvisere ikke har en funktion til at markere tekst, da de blot viser PDF-filen som et billede.

For at konvertere det optagne snapshot til tekst, findes en funktion til OCR-bogstavgenkendelse (optical character recognition), som åbner straks, når der er taget et snapshot (hvis menupunktet Aktivér metadata-optagelse er markeret).

En god genkendelse afhænger af, at teksten er gengivet i en tydelig kvalitet. Størrelsen kan ændres, eller der kan zoomes på PDF-siden, så teksten står tydeligt på optagelsen. Forstør-feltet i OCR-redskabet kan bruges til videre forbedring af tekstens synlighed.
Tærskel-metodens indstillinger bestemmer, hvorledes konverteringen til sort og hvidt udføres (OCR arbejder med S/H-billeder). Globalt anvender et fast gråtoneniveau til at omsætte alle farver under dette niveau til sort og resten til hvidt. Det fungerer godt med tekst på simple baggrundsfarver, men dårligt, hvis baggrunden er mere sammensat. Den Tilpassende metode bør anvendes i disse tilfælde. Metoden opdeler billedet i små områder og anvender uafhængige individuelle tærskelniveauer til hvert område.
Metoden skal kun indstilles manuelt, hvis OCR- resultatet er dårligt. Men OCR virker bedst med veldefineret tekst. Manuel indstilling af Niveau kan forbedre resultatet.
Det er også vigtigt, at Sprog passer til tekstens, da der anvendes ordbogs-statistikker til at kvalificere genkendelsen af ord.

Genkendelsen startes med OCR-knappen. Efter afsluttet operation, vises den genkendte tekst på Tekst-fanen. Det er også den fane, som åbner, hvis almindelig tekst – altså ikke et billede – kopieres til Windows udklipsholder fra en indholdsviser, der har tekst-markerings og -kopieringsfunktioner.

Fra denne fane kan man redigere og formatere teksten og overføre den direkte til et metadatafelt ved hjælp af de tilsvarende knapper forneden. Knapperne er kun synlige, hvis metadataruden også er synliggjort med menupunktet Se metadata.

Metadata kan også redigeres direkte i metadataruden. De redigerede metadata bliver ikke gemt automatisk. Der skal trykkes på ENTER-tasten (når et felt ikke redigeres), eller gem-knappen, der vises til højre i metadataruden, når der er ændringer. Ligeledes vil tryk på ESC-tasten, eller sletteknappen, annullere alle endnu ikke gemte ændringer.