Kolonne- (Windows 2000 og XP), og egenskabsbehandler (Windows Vista og senere) er såkaldte shell-udvidelser. Metadata i pdf kan vises i kolonnerne i "Detaljer"-visningen i stifinder. Detaljeruden i Windows Vista og senere giver tillige læse/skrive-adgang til metadata (egenskaber).

Kolonnebehandler

Fra og med Windows 2000, kan tilføjes kolonner til den detaljerede visning i stifinder. Bl.a. - som her - metadatainfofelter. Nyttigt, når PDF-filer skal findes og sorteres.

Bemærk, at kolonnerne ikke vises automatisk. Brugeren skal tilføje dem ved højreklik på kolonneoverskrifterne og vælge menupunkt "Mere..." eller Flere...".

Standardmetadatafelterne er umiddelbart tilgængelige, når PDF-ShellTools er installeret. Brugerdefinerede kolonner kan defineres i PDF-ShellTools-administration, brugerdefinerede felter.

Egenskabsbehandler

Siden Windows Vista giver denne shell-udvidelse læse/skrive-adgang til bl.a. PDF-metadata. Det bruges flere steder. I "Detaljer"-visningen i stifinder, dialogbokse med PDF-egenskaber, i detaljeruden, i visning med "fliser" mm. I detaljeruden kan de viste egenskaber redigeres.

Som ved kolonnerne i stifinder er standardmetadatafelterne umiddelbart tilgængelige. For at vise brugerdefinerede metadatafelter henvises til vejledningen ovenfor.

Detaljeruden i Windows stifinder viser de metadata-felter, som er markeret i Indstillinger - Egenskabsbehandler - Felter at vise. Felter med skriveadgang kan redigeres direkte.

Fanen Tilknyt giver mulighed for at tilknytte egenskabsfelter, særlig nyttigt for brugerdefinerede felter, til egenskaberne, der er registreret i Windows Shell.

Som det ses ovenfor er to brugerdefinerede felter knyttet til de systemdefinerede egenskaber klassifikation og kommentar. Disse to almindelige egenskaber er ikke pdf standard metadatafelter, men tilknytningen lagrer data i brugerdefinerede felter.

Fra Windows Shell brugergrænsefladen, er det så muligt - også for PDF-filer - at klassificere, kommentere, sortere og søge efter disse egenskaber, som det er muligt for andre filformater, der allerede har disse to metadataegenskaber.

Windows Søg fanebladet viser status og statistikker om Windows Søg indeksering og giver adgang til nogle Windows Søg indekseringsfunktioner.

Genindekser PDFer genindekserer alle PDF-filer, der  allerede er indekseret. Operationen sker automatisk, når der ændres (tilføjes, fjernes eller redigeres) i brugerdefinerede felter. Men denne manuelle start kan være nyttig, hvis der er uoverensstemmelse mellem Windows Søg resultater og de metadata, som PDF-filerne allerede indeholder.

Genopbyg indeks nulstiller Windows Søg indeks-databasen. Dette påvirker alle filtyper i indekset – ikke kun PDF-filer. Det er nødvendigt ved egenskabsbehandler, når der ændres ved indstillingerne (f.eks. felttype, o.l.) af allerede brugerdefinerede felter.

Indeksering åbner systemdialogen Indekseringsindstillinger, der også kan åbnes fra kontrolpanelet. Derfra kan foretages flere opsætninger. Som det vigtigste kan vælges, hvilke mapper, der skal indekseres eller udelukkes.