La Griglia di scansione è utilizzata per memorizzare i files incontrati dopo un'operazione di scansione.
La Griglia di lavoro funziona come griglia ausiliaria che può essere utilizzata per raccogliere documenti da varie operazioni di scansione, anche da risorse differenti, permettendo così la visualizzazione contemporanea di elementi che non potrebbero essere presenti o visualizzabili nello stesso tempo nella medesima griglia di scansione. Questa griglia viene inoltre utilizzata quando si effettua l'operazione di apertura di una griglia precedentemente salvata attraverso l'operazione File>Salva griglia oppure durante l'importazione dei campi tramite la funzione File>Importa campi griglia.
Abbiamo anche la possibilità di effettuare un trasferimento di files tra le due griglie. Questo trasferimento può essere effettuato utilizzando il pulsante posto a sinistra del selettore della griglia attiva che copia gli elementi dalla griglia attiva a quella inattiva. E' anche possibile eliminare dalla griglia i documenti selezionati facendo uso del pulsante posto a destra del selettore della griglia attiva. Queste operazioni servono esclusivamente per impostare gli elementi di nostro interesse nella griglia e non hanno alcuna conseguenza nè sui documenti contenuti nei supporti, nè sul database.
Queste griglie possiedono alcune funzionalità che andremo ora a descrivere.
E' possibile ordinare i documenti per ordine alfabetico ascendente/discendente, o per ordine numerico crescente/decrescente, cliccando in una delle intestazioni di colonna dei campi presenti nella griglia.
Per fare in modo che lo stesso file rimanga selezionato dopo un'operazione di ordinamento, sarà sufficiente mantenere premuto il tasto Ctrl contemporaneamente al clic effettuato sull'intestazione di colonna.
Se la colonna corrispondente all'elemento Nome file è visibile nella griglia attiva, possiamo anche ordinare i documenti per data o per dimensione mediante i due pulsanti, sempre presenti nell'intestazione di colonna, contrassegnati con le lettere D e S, corrispondenti alle parole inglesi: Date=Data e Size=Dimensione.
Un doppio clic del puntatore del mouse nella linea di separazione tra due colonne, aumenta la colonna dell'elemento a destra in modo da poter visualizzare tutte le parole nel caso in cui il contenuto di queste righe sia molto lungo.
Per selezionare i documenti in una griglia si utilizzano con il mouse i classici comandi Shift e Ctrl usati dalla maggior parte applicazioni Windows.
La colonna più a sinistra permette di selezionare uno, più o tutti i documenti utilizzando i tasti A ed I. Questi pulsanti permettono velocemente di proporre le funzioni Seleziona tutto [A] e Inverti la selezione [I] presenti nel menù "Modifica".
Un doppio clic sopra una linea della griglia, mostra il file di questa riga nel visualizzatore esterno associato, cioè quello predefinito in Windows per l'apertura dei files con estensione .pdf