Activé à partir du menu Fichier>Importer, il permet l'importation des champs d'informations vers la base de données de PDFE à partir de fichiers du type csv, mais aussi l'édition des champs des fichiers PDF respectifs.
Le fichier csv devra avoir le même formatage que ceux exportés par PDFE. À chaque ligne correspond un document.
Pour chaque document, le fichier csv doit obligatoirement rapporter le nom du fichier et le chemin d'accès, étant donné que ces deux items peuvent fusionner en un seul que nous appelons le chemin complet.
Le fichier à importer peut contenir les coordonnées d'un disque pour un meilleure identification des documents à importer, les items Nom de disque et Numéro de série du disque devraient donc être présents. Dans le cas contraire, PDFE utilisera les champs par défaut du support physique auquel le chemin d'accès fait référence.
Seul les champs des documents de type PDF peuvent être importés. Tout autre format de champ sera ignoré.
Après avoir sélectionner des documents csv à importer, la fenêtre suivante de l'assistant apparaît.
Dans cette première fenêtre nous avons la possibilité de définir si le fichier csv doit avoir une ligne de rubrique via l'option Ligne d'en tête.
PDFE essayera de déterminer automatiquement si cette ligne existe mais cette détection peut s'avérer inefficace dans certaine situation, il peut alors y avoir besoin de l'intervention de l'utilisateur.
En cliquant sur le bouton >> nous avons accès à la fenêtre suivante permettant de définir la correspondance de chaque colonne avec les champs de PDFE.
Si le fichier a ses lignes et ses titres de rubrique équivalents à ceux utilisés dans PDFE, l'assistant fera automatiquement la correspondance. Cela ne dispense pas l'utilisateur d'effectuer ses propres vérifications. Pour changer la correspondance d'une colonne, cliquer à l'intérieur puis utiliser les boutons d'avance >> et retour << de l'assistant pour passer de l'une à l'autre, choisir ensuite un des items présents dans la liste Importer les colonnes sélectionnées comme, et enfin attribuer un nouveau champ à cette colonne.
Lorsque ces opérations sont terminées, le système vérifie les erreurs possibles, et, le cas échéant, affiche la fenêtre suivante.
Dans cette figure nous pouvons observer quelles sont les erreurs qui ont eu lieu et les avertissements qui les accompagnent. Nous allons maintenant les détailler.
1er Type d'erreur. Se produit lorsque le système ne peut importer aucun des items. Cette erreur rend impossible toute progression de l'assistant.
2e Type d'erreur. Se produit lorsque aucun champ nom de fichier ou chemin d'accès et éléments du chemin accès n'ont été trouvés. Cette erreur rend impossible toute progression de l'assistant.
3e Type d'avertissement. Le système informe que le disque source ne pourra pas être correctement identifié. Il ne pourra donc pas attribuer aux colonnes les items Numéro de série du disque et nom du disque. Il autorise cependant la progression de l'assistant.
4e Type d'avertissement. Informe que des colonnes ne sont pas attribuées pour tout les champs de PDFE. Si le document importé n'est pas trouvé mais déjà catalogué dans la base de données de PDFE, ses champs seront remplis par des valeurs standard. Il autorise la progression de l'assistant.
Si tous les étapes précédentes sont conformes, nous pouvons accéder à la dernière fenêtre de l'assistant.
Nous pouvons alors définir si nous souhaitons que PDFE, outre la mise à jour, ajoute les informations modifiées des documents lors de l'importation vers la base de données.
Cliquer ensuite sur le bouton OK pour démarrer l'importation. Son temps d'exécution dépendra de la quantité de documents à traiter et des opérations à exécuter. Lorsque l'importation est terminée, tous les documents apparaissent dans la grille de Travail.