A lo largo de ciertos años de utilización de medios informáticos, en nuestra actividad profesional o lúdica, acabamos por acumular en nuestros discos duros, CDs u otros soportes informáticos, un número elevado de documentos en formato pdf (portable document format) también conocidos como ficheros acrobat debido a la popularidad del visor de este tipo de documentos, de nombre Acrobat Reader, desarrollado por Adobe.
Cuando nuestra colección asciende a centenas e incluso miles de documentos nos enfrentamos a un enorme problema cuando el nombre de los ficheros ya no nos dice nada (que es lo que acontece en la mayoría de los casos), además de estar distribuidos en diferentes carpetas y soportes informáticos. En esta situación es verdaderamente difícil encontrar un determinado documento/asunto y perdemos el tiempo sabiendo que está en nuestra colección pero que no sabemos cual de entre tantos pudiera ser.
PDF Explorer fue creado para resolver estas dificultades. Con él es fácil catalogar todos nuestros documentos, en formato pdf en una base de datos. Cuando más tarde queramos encontrar un documento basta con utilizar las diferentes herramientas de navegación y acceso a esta información con las que el programa esta provisto.
Durante la fase de catalogación el PDF Explorer añade a la base de datos los siguientes campos:
Específicos del sistema de ficheros
Referentes a los campos de catalogación estándar de documentos pdf
De la estructura interna del documento
En algunos casos esos datos se encuentran vacíos o contienen información que no debieran contener. Esto no es un problema para PDF Explorer ya que contiene herramientas para facilitar su edición.
El programa permite indexar en la base de datos todas las palabras del contenido de los archivos. Este tipo de indexación nos permite disponer de todas las capacidades de un buscador Web en nuestro propio ordenador. Y en relación a los campos anteriormente citados y siendo más específicos nos permite obtener resultados más rápidamente y también la certeza de que entre las palabras del contenido encontraremos nuestro objetivo.
¿Y que pasa si lo que pretendemos es encontrar información referente a una imagen contenida en el documento? Para esto PDF Explorer posee un extractor /visualizador de imágenes que asociado a la fácil navegación por todos los documentos archivados en la base de datos nos permite de manera confortable encontrar y exportar la imagen elegida.
A través de la funcionalidad para trabajar con ficheros comprimidos, del tipo zip, rar y ace, es extremadamente sencillo acceder a conjuntos de documentos comprimidos en estos formatos ya que el acceso a los mismos se puede realizar de una manera transparente en PDF Explorer. En la práctica en la mayoría de los casos nos se percibe que se esté trabajando con archivos comprimidos.
¿Cuantas veces hemos tenido que aplicar una misma operación a un conjunto de documentos? Para estos casos PDFE tiene unas herramientas que actúan en conjunto para entre otras cosas, renombrar el documento, extraer todas las imágenes, editar un campo de información o imprimirlos conjuntamente.
Ahora que sabemos alguna de las funcionalidades del programa falta saber como utilizarlo. Este es el tema del siguiente capítulo de este manual.