Mange brugere, som anvender deres computer flittigt til mange formål, har uden tvivl samlet en mængde PDF (portable document format) filer. Disse kaldes også ofte "Acrobat"-filer p.g.a. af den store udbredelse af den gratis Adobe Reader (tidligere Adobe Acrobat Reader).
At holde styr på pdf-filer kan blive et problem, når samlingen indeholder flere hundrede eller måske endda flere tusinde filer. Ofte giver filnavnet ingen relevant information og filerne er måske spredt i mange mapper eller på flere drev eller skiver.
Så kan det være temmelig svært at finde et dokument, som man har læst for et stykke tid siden. PDF Explorer er udviklet som en løsning på de nævnte problemer. Programmet giver mulighed for bekvem administration og læsning af pdf-filer. Søgeværktøjerne giver adgang til let at finde information på et hvilket som helst tidspunkt.
Følgende infofelter føjes til PDFE-databasen under indeksering:
Felter fra filsystemet
Metadatafelter fra PDF-dokumenter
Felter om dokumentets struktur
Antal sider
I mange tilfælde er et eller flere af felterne ikke udfyldt eller indeholder data, som er mangelfulde eller direkte forkerte. Med PDF Explorer er det et mindre problem, da programmet har værktøjer, så felterne hurtigt kan redigeres.
Programmet kan også indeksere alle ord i pdf-filens indhold. Det giver brugeren specifikke søgemuligheder. Hvis søgning i infofelterne (der som regel er det hurtigste) ikke giver det ønskede resultat, kan der således søges i dokumentteksten.
PDF Explorer kan også søge efter, udtrække og vise billederne i et dokument.
PDF Explorer kan også skanne filer i komprimerede arkiver (som ZIP, RAR og ACE). Det sker automatisk, så brugeren opdager måske slet ikke, at det sker..
Batchprocesser giver mulighed for at gentagne opgaver som omdøbning af dokumenter, udtræk af alle billeder, redigering af infofelter og udskrivning, automatiseres.
Nu da nogle af programmets muligheder er blevet gennemgået, skal vi se på brugen af det. Det et emnet for denne vejlednings næste kapitel.