В дополнение к стандартным полям метаданных, PDF могут включать в себя также настраиваемые поля метаданных. Этот инструмент помогает задать типы полей.
Использование заданных полей, дополнительно увеличивает возможности каталогизации программы добавлением несколько полей метаданных, куда можно ввести более конкретные метаданные и в нескольких категориях.
С помощью этого инструмента можно определить стандартные заданные поля словаря информации PDF, а также поля свойств метаданных, которые хранятся в XMP-объекте (Extensible Metadata Platform компании Adobe). Кроме стандартных полей метаданных и простых заданных полей формата PDF, PDF-файлы могут хранить гораздо больше свойств метаданных, используя расширение Adobe, которое также используется для хранения метаданных во многих других популярных форматах файлов. Одним из преимуществ этой технологии является то, что метаданные могут быть извлечены и отредактированы инструментами, которым не надо знать про сам формат файла и что поля метаданных могут использовать определение более структурированное или нормированное, или собственное.
Чтобы определить простое заданное поле, нужно нажать кнопку Добавить и дать ему осмысленное имя в поле Метка. Это имя будет в дальнейшем отображаться в остальной части интерфейса программы. Позже, можно скрыть эти имена с помощью заданного макета сетки.
Если настраиваемое поле должно быть связано с другим приложением, определяемым заданным полем PDF, надо указать
поле Путь с точным именем этого другого приложения. Эти имена чувствительны к регистру
и должны быть уникальны.
Как пример, для адреса e-mail, инструмент PDF-архиватор будет использовать
такие имена, как: MAILFROM, MailSubject, MailDate и т.д.
Если просто добавить в PDF Explorer конкретное заданное поле, можно оставить в этом поле Путь значение по умолчанию PDFECustom#, так как это неважно с точки зрения работоспособности программы. Тем не менее, осмысленные имена всегда лучше для ссылок на эти поля, при использовании других приложений для проверки этих метаданных.
Чтобы определить XMP-поле, надо указать его пространство имён, его предпочитаемый префикс, его путь в иерархии XMP, его тип данных и его тип контейнера данных. Смысл этих настроек подробно объяснён в Документация XMP.
При определении заданного поля, как правило, нам нужно связать его с одним уже определённым и используемым в PDF-файле. Можно ввести его параметры вручную, нажав кнопку Добавить и добавить новое поле в список полей, но делать это с помощью кнопки Импорт намного удобнее. Эта кнопка позволяет извлечь настройки поля из PDF-файла, которые уже хранятся в поле его XMP-объекта. Она предлагает пользователю выбрать файл PDF или XMP, показывая окно импорта, где показаны все поля выбранного файла.
Чтобы импортировать поле, достаточно отметить его чек-бокс. Несколько полей могут быть выбраны сразу с помощью кнопки импорта пониже списка заданных полей и в список добавится соответственное количество заданных полей.
Другая кнопка в разделе настроек определения поля, Импорт, будет получать только собственные настройки этого заданного поля.
Максимальное количество определяемых заданных полей установлено не более 100.
После установки заданных полей при индексации новых файлов, PDF Explorer начнёт собирать из них метаданные. Поэтому и если, файлы в базе данных уже проиндексированы, необходимо сделать принудительную повторную индексацию этих файлов, чтобы применить новые параметры заданных полей. Для этого надо удалить из базы данных папку с этими файлами, применив инструмент редактирования базы данных и повторно проиндексировать папки прямым сканированием в режиме Диск_папки. Этот шаг необходим, если файлы уже содержат метаданные в этих областях и, чтобы добавить их в базу данных. Если мы настраиваем новую, специфичную конфигурацию заданных полей, то для их использования надо только начать добавлять метаданные в эти новые поля.